1Organisation des magasins et tâches administratives de la gestion des stocks
Le bon d’entrée peut être établi selon le modèle suivant :
Le magasin est le lieu où sont reçus, stockés et distribués tous les articles entrant dans
l’entreprise . L’organisation des magasins doit obéir à certains principes d’implantation,
d’entreposage, et de classement.
1.1.2. L’implantation
L’implantation dépend du matériel entreposé dans le magasin. Le matériel de petite
dimension doit être rangé le plus prés possible du bureau du magasin pour pouvoir le
surveiller facilement. Les articles de sorties fréquentes seront placés près du point
d’enlèvement le plus accessible.
Le matériel de grande dimension doit être stocké prés de l’embranchement ferroviaire,
quand il existe, pour un déchargement rapide. Les voies d’accès devront permettre la
manoeuvre des engins lourds : camions, chariots élévateurs…….
1.1.3 L’entreposage
Dans l’entreposage, il faut tenir compte des mouvements même des articles stockés Par
exemple, les articles qui sortent fréquemment doivent être rangés près de la porte et ceux
dont on n’a pas souvent besoins seront laissés loin de la porte.
Il faut aussi éviter de ne distribuer que les derniers articles arrivés parce que les autres
articles risquent d’être détériorés.
1.1.4 Le classement
Le magasin de stockage doit être composé de zones qui sont des espaces pour
l’entreposage du matériel de grande dimension, et des casiers en bois ou métalliques qui
servent à ranger les articles de faible dimension.
Le classement est un dispositif qui permet de repérer ces zones et ces casiers. Les zones
sont généralement désignées par des lettres et les casiers par des chiffresI.2 Tâches administratives de la gestion des stocks
1. 2.1 La normalisation des articles
Il s’agit de classer les articles selon le degré de leur utilité. Il s’agit de déterminer les
articles qui conviennent le mieux aux besoins de l’entrepris et d’éliminer toutes les
variétés superflues.
Ce classement à pour avantage la réduction du nombre d’articles stockés et par
conséquent du niveau général des stocks et de leur coût
1.2.2 La classification des articles
La classification des articles peut se faire selon un critère déterminé : L’origine du produit
,sa nature ou sa destination ce qui peut faciliter l’identification des produits en magasin.
1.2.3 La symbolisation des articles
La symbolisation des articles facilite leur classification, elle consiste à attribuer à chaque
article un symbole ou un code permettant son identification. La symbolisation peut être
alphanumérique ou numérique;elle est généralement aussi brève que possible Quand elle
est numérique , la symbolisation permet l’utilisation de l’informatique dans la gestion des
stocks.
1.3 .1 Le contrôle des entrées
Les entrées peuvent provenir soit des fournisseurs, soit des autres services de
l’entreprise( cas des produits finis). Elles doivent être contrôlées quantitativement et
qualitativement par le magasinier.
Pour les entrées en provenance des fournisseurs, on établit un bon de réception.
Pour les entrées provenant des autres services ( les ateliers par exemple ), on établit un
bon d’entrée selon le même principe que le bon de réception, mais dont l’usage est
interne. Pour respecter le principe du contrôle mutuel, ce bon doit être doublement signé
par le magasinier et par le service livreur.
1.3.3 Le contrôle des retours
Bien que ce ne soit pas un mouvement normal, le retour au magasin d’articles déjà sortis
et enregistrés peut avoir lieu. C’est le cas d’annulation de commande ou d’ordres de
fabrication.
Le contrôle des retours est généralement effectué à travers un document appelé « bon de
retour » comportant les mêmes information et ayant la même forme que le bon d’entrée.
1.3.4. Le contrôle des existants
Les fiches des stocks sont, théoriquement, en mesure d’informer à tout moment le
gestionnaire des stocks sur les quantités stockées. Mais parfois les stocks réels ce
concordent pas avec les stocks indiqués par les fiches. Ce qui cause les ruptures des
stocks ou le sur stockage. Pour éviter ces erreurs, le contrôle des existants a lieu à travers
le dénombrement effectif des articles stockés ou l’inventaire. Celui-ci est imposé par la loi.
Il a lieu soit globalement en fin d’année, soit catégorie par catégorie tout au long de
l’année. Dans ce dernier cas l’inventaire est dit tournant.
1.4. Les outils de gestion des stocks
Les stocks renferment plusieurs types de marchandise. Pour les gérer, au-delà des règles
de gestion présentées dans le paragraphe précédent, le gestionnaire des stocks utilise les
outils suivants :
1.4.1 La nomenclature
La nomenclature des articles stockés est une fiche qui comprend pour chaque article le
numéro de code et une désignation simple, précise et complète.
Elle fournit un langage commun (le code) à tous ceux qui, dans l’entreprise, ont à
connaître les stocks (le responsable du service achat, le magasinier, le responsable de la
production..). elle facilité ainsi la communication entre les membres de l’entreprise et
permet d’éviter les erreurs.
1.4.2 Les fiches de stocks
Ce sont des fiches qui portent les renseignements nécessaires à l’entreprise concernant
chacun
des articles stockés. Ces renseignements sont le numéro de code de l’article, sa
désignation, son unité de comptage, les commandes en cours, le niveau du stock
disponible en magasin et les indices permettant de repérer les articles à
approvisionnement normal, à épuiser ou à éliminer, etc.…
Ces fiches sont généralement classées selon un critère déterminé, choisi par le
responsable des stocks.
Ce critère peut être le numéro de code, l’ordre alphabétique
1.4.3 Les fiches d’approvisionnement
Ces fiches sont tenues par le gestionnaire du stock. Elles referment des éléments
fixes concernant les stocks tels que le numéro de l’article et sa désignation, des
éléments révisables comme le délai d’approvisionnement ou la consommation
moyenne mensuelle de l’article et des éléments variables comme la quantité
disponible au magasin, la quantité en commande, la quantité à commander, etc...
Dans le cas où le gestionnaire du stock a son bureau dans le magasin, il peut reporter
tous les renseignements relatifs aux stocks sur les fiches de stocks et ne pas
constituer des fiches d’approvisionnement 1.1.1. L’organisation des magasins
